Voordat de boekhouding kan beginnen, moet er eerst orde komen in de stapel. Facturen in PDF, in de mailbox, in een oude Windows-map. Excel-overzichten die net niet kloppen. Een oud factuurprogramma zonder export-knop. En aan het einde van de maand moet je weten of alles erin zit.
Scheeltwerk pakt dat stuk. Verzamelen, ordenen, hernoemen, dubbelen markeren, controleerbaar maken. Daarna pas boekhouden. Geen vervanging van Moneybird, Yuki of Exact, maar het werk eromheen dat nu nog handmatig gebeurt.
Pilot vanaf €750 excl. btw · doorlopend onderhoud vanaf €150/mnd
Of mail rechtstreeks naar joep@scheeltwerk.nl
De essentie in zeven punten. Voor wie alleen de hoofdlijn wil voordat hij de details leest.
In dit filmpje laat ik zien hoe ik mijn eigen administratie automatiseer. Een bankafschrift komt binnen in een gedeelde OneDrive-map, een mini-boekhoudprogramma herkent het document, koppelt het aan de juiste factuur en zet het in een controleerbaar overzicht.
Geen los trucje, maar een voorbeeld van hoe je administratief werk slimmer kunt inrichten: minder zoeken, minder handmatig koppelen en meer overzicht voor administratie, backoffice of boekhouder. Dit soort automatiseringen zijn vooral interessant voor bedrijven waar gegevens uit meerdere plekken komen — facturen, banktransacties, bonnetjes, exports, mappen en Excel-bestanden.
Het mini-boekhoudprogramma uit het filmpje draait online. Je kunt zelf inloggen op de demo-omgeving en rondkijken.
Inloggen met: scheeltwerk / demo
Een handelsbedrijf moest overstappen naar een nieuw boekhoudpakket. De oude administratie zat in een Windows-programma zonder export-knop. Twee eerdere automatiserings-partijen kregen de overzetting niet werkend. Toen werd ik gevraagd.
Klant geanonimiseerd. Cijfers uit het werkelijke project: oud Windows-pakket → nieuw boekhoudpakket, met een controle-overzicht in Excel opgeleverd.
Hoe? Met een klikrobotje dat precies doet wat een mens met dat oude programma zou doen: klik na klik, factuur na factuur openen, het bedrag, de datum en de leveranciersnaam uitlezen en wegschrijven naar een Excel-overzicht. Het verschil: het zit er rustig uren achter elkaar, maakt geen typefouten, en kost geen mensuur. Onder de motorkap gebruik ik onder andere Power Automate van Microsoft — een gangbare tool die ik combineer met scripts die op maat geschreven zijn voor de software die de klant gebruikt.
Niet elk probleem zit in deze lijst. Wat ze gemeen hebben: het zijn handelingen die elke maand of elk kwartaal terugkomen, met duidelijke stappen.
PDF-facturen uit mailbox of map automatisch openen, bedrag, leverancier en factuurdatum in Excel of in je boekhoudpakket. Lees het artikel →
Periodiek een afgesproken mailbox doorlopen op facturen, bevestigingen of attachments. Bijlages opslaan in de juiste map, met de juiste naam.
Voor oude Windows-pakketten zonder export-knop: een klikrobotje neemt de menselijke stappen over. Tot nu toe altijd gelukt om data eruit te halen.
PDF's die als "scan001.pdf" binnenkomen worden hernoemd naar leverancier, datum en bedrag. Dubbelen automatisch gemarkeerd.
Een controleerbaar overzicht waar je per maand of per klant kan zien wat erin zit, wat ontbreekt en wat dubbel staat. Geen losse Excelletjes meer.
UBL, CSV, mail-in of API — schone data gaat door naar Moneybird, Yuki, Exact of e-Boekhouden. Geen handmatig overtypen.
De basis is hetzelfde: verzamelen, ordenen, controleerbaar maken. Per type bedrijf verschilt wat het opvult en hoe het uitgerold wordt.
Een administratiekantoor verwerkt vaak voor tien tot honderd klanten parallel. Elke klant heeft eigen leveranciers, eigen mailboxen, eigen boekhoudpakket. De automatisering kan per klant draaien (eigen mailbox, eigen mapstructuur), met een centraal overzicht voor het kantoor zelf.
Voor een ZZP'er of klein MKB-bedrijf is een groot systeem vaak overkill. Hier werkt het beste een kleine tool die één knelpunt oplost: PDF-facturen ordenen, mailbox doorzoeken op bonnetjes, of een controleerbaar overzicht maken voor de boekhouder.
Bij grotere MKB-bedrijven komen facturen vaak uit meerdere bronnen tegelijk: een centrale inkoop-mailbox, individuele afdelings-mailboxen, een oud leveranciersportaal, en losse PDF's. De automatisering legt die stromen samen, ordent ze, en levert één controleerbaar overzicht op.
Past jouw situatie niet precies in één van deze drie? Vraag het bij een brainstorm of mail.
Boekhoudpakketten en scan-tools doen veel. De grens zit bij processen die net niet in het pakket passen, oude software zonder export, of meerdere klanten naast elkaar zonder per-klant-licentie te betalen.
| Situatie | Boekhoudpakket (Moneybird, Yuki, Exact) | Scan-tool (Blue10, Klippa) | Scheeltwerk |
|---|---|---|---|
| Werk wat erin gaat | Boekhouden + factureren | Facturen scannen en herkennen | Het werk ervoor: verzamelen, ordenen, oude software ontsluiten |
| Maandelijkse kosten | €15-€75/mnd per gebruiker | €31-€95/mnd vanaf 50-100 facturen | Eenmalig per pilot, optioneel onderhoud vanaf €150/mnd |
| Oude Windows-software | Geen oplossing | Geen oplossing | Klikrobot — ook zonder export-knop |
| Maatwerk per klant of branche | Standaard-flow | Standaard-flow | Tool die past bij hoe jíj werkt |
| Meerdere klanten (admin-kantoor) | Per-klant abonnementen | Per-klant abonnementen | Eenmalige bouw, uitrol over klanten zonder per-klant-licentie |
| Eigenaar van data en code | Pakket-leverancier | Pakket-leverancier | Jij — alles draait in jouw eigen omgeving |
| Sterk in | Boekhouding voor wie schone data heeft | Veel facturen, standaard-leveranciers, vaste flow | Rommelige situaties, oude systemen, maatwerk |
Boekhoudpakketten en scan-tools zijn vaak een goede keuze als alles netjes binnenkomt. Scheeltwerk wint waar nog handwerk over is, waar oude software in de weg zit, of waar standaard-flows niet passen.
Hoe groot het werkveld is, en waarom kleine automatisering grote impact heeft.
Bron: CBS, KvK, brancheonderzoek 2024. Bij administratiekantoren is het marge-vraagstuk groot: per-klant-handwerk drukt direct op de winstgevendheid. Bij ZZP en MKB telt het uur dat je niet aan klanten besteedt zwaarder dan ooit.
Klein beginnen, doorgroeien zodra je één keer hebt gezien hoe het loopt.
Eerst even sparren over een idee? Bel of stuur een berichtje — kost niks. Plan een gesprek van 20-30 minuten is ook gratis.
vanaf € 560excl. btw · scope vooraf helder
Eén afgebakend stuk werk.
vanaf € 750excl. btw · typisch €750 — €2.500
Klassieke pilot — ruimte om bij te sturen tijdens het bouwen.
€ 2500 — 8000+excl. btw
Volledige workflow of koppeling.
vanaf € 150per maand
Optioneel na project.
De vragen die het vaakst terugkomen tijdens kennismakingsgesprekken.
Voor wie is dit bedoeld?
Voor administratiekantoren, kleine finance teams en ondernemers met rommelige facturen, mailboxen of oude software. Vooral als er nu nog werk weglekt aan verzamelen, hernoemen, dubbelen markeren en overzichten maken voordat de boekhouding eraan toe is.
Vervangt dit mijn boekhoudpakket?
Nee. Scheeltwerk vervangt geen Moneybird, Yuki of Exact. Het pakt het werk ervoor: facturen verzamelen, ordenen, hernoemen, dubbelen markeren, controleerbaar maken. Wat netjes is gaat dan jouw boekhoudpakket in. Vaak werkt het samen met wat je al gebruikt.
Wat kost een pilot?
Een pilot start vanaf €750 excl. btw voor een afgebakende automatisering. Veel praktische klussen vallen tussen €1.250 en €2.500 excl. btw. Grotere projecten met meerdere koppelingen worden apart ingeschat. Discovery-scan vooraf kost €350 en wordt verrekend met de pilotprijs.
Werkt dit met mijn oude boekhoudprogramma?
Vaak wel. Als er geen export-knop is, gebruik ik een klikrobotje dat de stappen overneemt die jij normaal handmatig zou doen: klikken, openen, kopiëren, plakken. Tot nu toe altijd gelukt om data uit oude Windows-software te halen, ook als de leverancier het niet aankan.
Is mijn data veilig?
De automatisering draait in jouw eigen omgeving (jouw Microsoft-account, jouw OneDrive, jouw server). Er gaat niets naar een extern platform van mij. Voor klant- en factuurgegevens betekent dat: jij blijft eigenaar en bewerker, AVG-conform.
Wat als ik geen technische kennis heb?
Niet erg. De tool draait op de achtergrond of in een eenvoudige knop in Word, Excel of een webomgeving. Een korte uitleg is genoeg. Joep blijft bereikbaar voor vragen.
Hoe lang duurt het tot ik iets werkends heb?
Voor een afgebakende pilot meestal 1 tot 3 weken van eerste gesprek tot werkende oplossing. Grotere projecten worden in fases opgeleverd, zodat je niet maanden hoeft te wachten.
Werkt dit ook voor administratiekantoren met meerdere klanten?
Ja. Voor een administratiekantoor kan de tool per klant draaien (eigen mailbox, eigen mapstructuur, eigen boekhoudpakket). Eén keer bouwen, daarna uitrollen over meerdere klanten zonder per-klant-licentiekosten.
Wat als ik later weer wil wisselen of stoppen?
Geen probleem. Je bent eigenaar van de tool, niet huurder. Documentatie krijg je mee zodat een andere partij erop verder kan. Onderhoud is per maand opzegbaar.
Hoe begin ik?
Stuur een berichtje of plan een korte brainstorm van 20-30 minuten. Geen pitch, geen verplichting. Daarna kun je optioneel kiezen voor een betaalde discovery-scan (€350, verrekend met de pilot) als je een rapport wilt met concrete aanbevelingen.
Het volledige verhaal achter het project met 2.635 facturen, inclusief screenshots en de tools die ik daarvoor gebruik.
20-30 minuten, geen pitch, geen verplichting. Jij vertelt waar je tijd aan verliest, we kijken samen wat zin heeft.
Of mail rechtstreeks naar joep@scheeltwerk.nl