Uit je mailbox, geordend en klaargezet. Pas opgeslagen als jij akkoord geeft.
Een factuur komt binnen per mail. Iemand opent hem, kijkt van wie hij is, slaat de PDF ergens op, hernoemt hem, zet hem in een lijstje en maakt een taak aan om te betalen. Elke week opnieuw.
Dat stuk kan weg. De mail wordt herkend, krijgt het label factuur en gaat naar de map van de juiste klant of leverancier. Wat eruit gehaald is — afzender, datum, bedrag, factuurnummer — komt in één overzicht te staan.
Daar kijk jij naar. Klopt het, dan wordt de PDF opgeslagen op de afgesproken plek en staat er een taak of notitie klaar met de facturen van die dag. Klopt er iets niet, dan blijft die factuur staan tot jij hem behandeld hebt.
Dat overzicht is het punt. Je hoeft niet te vertrouwen dat het goed ging. Je ziet wat er binnenkwam en wat ermee gebeurd is.
Liever meteen even bellen? Plan een gesprek of mail naar joep@scheeltwerk.nl
Drie vaste stappen, dan jouw controle. Daarna bepaalt het soort bericht wat er wordt klaargezet.
Zo ziet zo'n mailbox eruit als het draait.
Het overzicht is er om te controleren, niet om te vertrouwen. Je ziet in één scherm wat er is binnengekomen, wat er is verwerkt en wat nog aandacht nodig heeft. Pas na jouw akkoord wordt de PDF gedownload en opgeslagen.
Kies een soort bericht om te zien wat er dan wordt klaargezet.
De PDF wordt gedownload en opgeslagen op de afgesproken plek, met de bestandsnaam die jij gebruikt. De regel in het overzicht krijgt de status verwerkt.
Dezelfde opzet werkt voor offerteaanvragen, pakbonnen of klantvragen. Facturen zijn alleen de mailsoort waar de meeste mensen mee beginnen, omdat de winst daar het snelst zichtbaar is.
Liever nu duidelijk dan na een gesprek van een half uur.
In dit filmpje laat ik zien hoe ik mijn eigen administratie automatiseer. Een bankafschrift komt binnen in een gedeelde OneDrive-map, een mini-boekhoudprogramma herkent het document, koppelt het aan de juiste factuur en zet het in een controleerbaar overzicht.
Geen los trucje, maar een voorbeeld van hoe je administratief werk slimmer kunt inrichten: minder zoeken, minder handmatig koppelen en meer overzicht voor administratie, backoffice of boekhouder. Dit soort automatiseringen zijn vooral interessant voor bedrijven waar gegevens uit meerdere plekken komen — facturen, banktransacties, bonnetjes, exports, mappen en Excel-bestanden.
Het mini-boekhoudprogramma uit het filmpje draait online. Je kunt zelf inloggen op de demo-omgeving en rondkijken.
Inloggen met: scheeltwerk / demo
Werkt dit ook voor jouw situatie? Dat weet ik pas als ik weet hoe jouw post binnenkomt. Schrijf het in een paar regels op, dan reageer ik erop.
Beschrijf je mailprocesBoekhoudpakketten en scan-tools doen veel. De grens zit bij processen die net niet in het pakket passen, oude software zonder export, of meerdere klanten naast elkaar zonder per-klant-licentie te betalen.
| Situatie | Boekhoudpakket (Moneybird, Yuki, Exact) | Scan-tool (Blue10, Klippa) | Scheeltwerk |
|---|---|---|---|
| Werk wat erin gaat | Boekhouden + factureren | Facturen scannen en herkennen | Het werk ervoor: verzamelen, ordenen, oude software ontsluiten |
| Maandelijkse kosten | €15-€75/mnd per gebruiker | €31-€95/mnd vanaf 50-100 facturen | Eenmalig, met optioneel onderhoud achteraf |
| Oude Windows-software | Geen oplossing | Geen oplossing | Klikrobot — ook zonder export-knop |
| Maatwerk per klant of branche | Standaard-flow | Standaard-flow | Tool die past bij hoe jíj werkt |
| Meerdere klanten (admin-kantoor) | Per-klant abonnementen | Per-klant abonnementen | Eenmalige bouw, uitrol over klanten zonder per-klant-licentie |
| Eigenaar van data en code | Pakket-leverancier | Pakket-leverancier | Jij — alles draait in jouw eigen omgeving |
| Sterk in | Boekhouding voor wie schone data heeft | Veel facturen, standaard-leveranciers, vaste flow | Rommelige situaties, oude systemen, maatwerk |
Boekhoudpakketten en scan-tools zijn vaak een goede keuze als alles netjes binnenkomt. Scheeltwerk wint waar nog handwerk over is, waar oude software in de weg zit, of waar standaard-flows niet passen.
Ander soort klus dan de mailbox hierboven, maar dezelfde manier van werken. Een handelsbedrijf moest over naar een nieuw boekhoudpakket. De oude administratie zat in een Windows-programma zonder export-knop. Twee eerdere partijen kregen het niet werkend.
Klant geanonimiseerd. Cijfers uit het werkelijke project: oud Windows-pakket → nieuw boekhoudpakket, met een controle-overzicht in Excel opgeleverd.
Uitzoeken waar het handwerk zit, dat stuk overnemen, en er een overzicht bij leveren waarin je kunt nakijken of het klopt. Lees het hele verhaal →
Dit is maatwerk, geen abonnement dat je aanzet.
Wat het wordt hangt af van hoeveel leveranciers, formaten en uitzonderingen er in jouw post zitten. Daar zit het echte werk, niet in de hoofdroute. Eén factuur van één leverancier herkennen is zo gebouwd. Veertig leveranciers die het allemaal net anders doen, met bonnen, creditnota's en aanmaningen ertussen, is een ander verhaal.
Wat het kost hangt af van de omvang; zie de prijzenpagina. Ik knip het liever niet op in een goedkope eerste versie die de uitzonderingen nog niet aankan. Dan blijf je alsnog handmatig bijwerken, en dan heeft het weinig zin. Onderhoud daarna is optioneel, vanaf €150 per maand.
Wat het in jouw geval wordt weet ik pas als ik weet hoe jouw facturen binnenkomen. Alle prijsindicaties →
Geen offerte, geen verkoper aan de lijn. Jij beschrijft hoe het nu gaat, ik kijk ernaar en schrijf terug wat er in jouw geval zou kunnen. Kost niks en je zit nergens aan vast.
Ik lees je bericht en reageer per mail. Wil je er liever even over bellen? Dat mag ook: 06 23 78 96 13.
De vragen die het vaakst terugkomen tijdens kennismakingsgesprekken.
Vervangt dit mijn boekhoudpakket?
Nee. Scheeltwerk vervangt geen Moneybird, Yuki of Exact. Het pakt het werk ervoor: facturen verzamelen, ordenen, hernoemen, dubbelen markeren, controleerbaar maken. Wat netjes is gaat dan jouw boekhoudpakket in. Vaak werkt het samen met wat je al gebruikt.
Wat kost dit?
Voor een werkende factuurstroom uit je mailbox: vanaf €560 excl. btw, afhankelijk van de omvang. De spreiding is groot, want die hangt af van hoeveel verschillende leveranciers en formaten erin zitten. Kleinere, strak afgebakende klussen kunnen goedkoper — maar bij post uit een mailbox zijn de uitzonderingen meestal juist het werk.
Gaat mijn factuur naar een AI-dienst toe?
Als er AI aan te pas komt, ja. Dan gaat het deel dat het model moet lezen naar een provider als OpenAI of Anthropic. Dat gebeurt via een zakelijk account met expliciete data-instellingen: er wordt niet op jouw gegevens getraind. Waar het kan houd ik AI erbuiten — een bedrag, een factuurnummer of een datum lees ik liever met vaste regels uit dan met een taalmodel. Wat er wél langs gaat en naar welke partij, leggen we vast in de opdracht.
Wat gaat er precies mee?
Alleen wat de taak nodig heeft. Niet je mailbox, niet je archief, en niet de berichten die buiten de afspraak vallen. Gegevens die voor de verwerking niet nodig zijn, kunnen eruit gefilterd worden voordat er iets verstuurd wordt. De rest van de flow — opslaan, hernoemen, taken aanmaken — draait in jouw eigen omgeving.
Wat als het iets fout leest?
Dan zie je dat in het overzicht, voordat er iets is opgeslagen of doorgezet. Een factuur die niet klopt blijft gemarkeerd staan tot jij hem behandeld hebt. Dat is precies waarom dat overzicht er is: niet om te vertrouwen, om te controleren.
Is mijn data veilig?
De flow zelf draait in jouw eigen omgeving: jouw Microsoft-account, jouw OneDrive, jouw server. Ik host je gegevens niet. Waar een AI-provider wordt gebruikt, staat hierboven wat daar wel en niet heen gaat. Verwerk ik persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers, dan ben ik verwerker in de zin van de AVG en sluiten we daar een verwerkersovereenkomst voor.
Wat als ik geen technische kennis heb?
Niet erg. De tool draait op de achtergrond of in een eenvoudige knop in Word, Excel of een webomgeving. Een korte uitleg is genoeg. Joep blijft bereikbaar voor vragen.
Hoe lang duurt het tot ik iets werkends heb?
Voor een afgebakende pilot meestal 1 tot 3 weken van eerste gesprek tot werkende oplossing. Grotere projecten worden in fases opgeleverd, zodat je niet maanden hoeft te wachten.
Werkt dit ook voor administratiekantoren met meerdere klanten?
Ja. Voor een administratiekantoor kan de tool per klant draaien (eigen mailbox, eigen mapstructuur, eigen boekhoudpakket). Eén keer bouwen, daarna uitrollen over meerdere klanten zonder per-klant-licentiekosten.
Wat als ik later weer wil wisselen of stoppen?
Geen probleem. Je bent eigenaar van de tool, niet huurder. Documentatie krijg je mee zodat een andere partij erop verder kan. Onderhoud is per maand opzegbaar.
Hoe begin ik?
Stuur een berichtje of plan een korte brainstorm van 20-30 minuten. Geen pitch, geen verplichting.
Dan hoef je nog niets af te spreken. Beschrijf je mailproces hierboven, dan reageer ik per mail. Wil je er liever over praten, dan kan dat ook: 20-30 minuten, geen pitch, geen verplichting.
Of mail rechtstreeks naar joep@scheeltwerk.nl