Wat ik heb gebouwd.

Willem van Belastingbuddy wist precies hoe hij wilde werken. De opzet heeft hij zelf gedaan in ChatGPT Sites. Daarna hebben we de app samen opnieuw opgezet in zijn eigen omgeving: eigen server, eigen domein, eigen Microsoft 365.

Dossiers ontstaan vanzelf uit de btw-frequentie van elke cliënt. Elke taak heeft een aantal minuten, zodat Willem ziet wat een dossier kost en beter kan plannen. Mails staan eerst klaar ter controle; een vaste herinnering gaat automatisch.

De schermen tonen voorbeeldgegevens.

Geert verkoopt op Marktplaats en eBay. Hij typte elke advertentie met de hand en moest op vaste momenten achter zijn computer zitten om te plaatsen. Dat bepaalde zijn dag.

We zijn begonnen bij de bestandsnamen. Een vast patroon in de naam vertelt het programma welke titel, prijs en kenmerken bij een item horen — de titelcodering. Excel en Power Automate lezen dat patroon uit en zetten de advertenties klaar, zonder dat Geert steeds dezelfde velden invult. Daardoor kan hij vooruitwerken en zelf kiezen wanneer er geplaatst wordt.

Marktplaats: van ~200 naar ~2.000 advertenties per maand · eBay: hetzelfde proces, ~3.000 actieve listings in de winkel

“Door slimme titelcodering en automatisering plaats ik veel meer advertenties in minder tijd. Voor Marktplaats ging ik ongeveer van 200 naar 2000 advertenties per maand. Ook voor eBay werkt het proces een stuk efficiënter en geeft het mij vooral meer vrijheid in wanneer ik mijn werk doe.”

Voor herhaalbare voorraad zijn zulke vaste regels vaak eenvoudiger en betrouwbaarder dan AI. Deze werkwijze werd later een van de bouwstenen van Folder Lister, dat voor Geerts winkel is doorontwikkeld.

Een handelsbedrijf moest 2.635 facturen overzetten naar een nieuw boekhoudpakket. Twee eerdere automatiserings-partijen kregen de overzetting niet werkend — geen export-knop, geen API, geen route via de leverancier. Toen kwam ik in beeld.

Een klikrobot volgde dezelfde vaste stappen als een medewerker in het oude programma. Zo kwamen de facturen in een controleerbaar Excel-overzicht, met minder handmatig klikken en overtypen.

2.635 facturen · 39.525 klikken voorkomen · ~40 uur handwerk bespaard

Ordermails komen binnen met wisselende opmaak en een PDF-bijlage. Het programma herkent het soort mail, leest mail en bijlage samen uit en zet de gevonden gegevens klaar. Een medewerker ziet het origineel en het ingevulde concept naast elkaar.

Pas na akkoord gaat het door naar het ERP. Ontbrekende of afwijkende waarden worden gemarkeerd in plaats van stilzwijgend ingevuld, zodat je kunt zien waar de aandacht nodig is.

Een werkende back-office tool waarin werkbonnen uit het veld direct als concept-factuur klaarstaan. Klantgegevens, materialen, BTW en regels worden automatisch overgenomen; jij controleert en verstuurt.

Dit is een prototype — de basis staat. Per klant wordt het verder ingericht op de eigen werkwijze: boekhoudpakket, vakspecifieke velden, opmaak en koppelingen.

Binnenkomende mail wordt gesorteerd op wat voor bericht het is en wat ermee moet. Waar een antwoord voor de hand ligt, staat dat als concept klaar in mijn mailbox. Verzenden doe ik zelf, altijd.

Het draaide eerst op een abonnementsdienst met kant-en-klare bouwblokken. Dat heb ik vervangen door een eigen programma op mijn eigen server, zodat ik niet per handeling betaal en zelf bepaal wat er gebeurt.

Bankafschriften, PayPal-exports en losse bonnetjes horen bij een inkoopfactuur. Dat zoekwerk deed ik met de hand. Nu krijgt elke zakelijke transactie een eigen code, worden de bestanden hernoemd en in de juiste map gezet, en komt er een regel bij in mijn inkoopoverzicht.

Hetzelfde patroon gebruik ik bij klanten die hun administratie willen opruimen: eerst een vaste code, daarna pas automatiseren.

Facturen uit Stripe komen binnen in een dashboard. Daar beoordeel ik ze. Pas als ik akkoord geef, komt de PDF in de boekhoudmap terecht.

Dat is bewust zo gebouwd. Een programma dat zelf dingen wegschrijft zonder dat iemand kijkt, levert fouten op die je pas een kwartaal later ontdekt.

Sommige leveranciers mailen geen factuur; je moet hem zelf ophalen uit een portaal. Een klikrobot logt in, downloadt de facturen van mijn abonnementen en zet ze in een map per maand. Achteraf krijg ik een mail met wat er is opgehaald.

Dezelfde techniek als bij dat oude boekhoudpakket met 2.635 facturen. Geen export-knop is zelden een eindstation.

Ik vul de regels één keer in. Daaruit komt een offerte in mijn eigen opmaak, met btw en totalen doorgerekend, klaar als PDF om te mailen. Wordt het een opdracht, dan volgt de factuur uit dezelfde gegevens.

Geen abonnement, geen overtypen, en de opmaak is van mij. En dat scheelt weer werk.