Lokale dienstverlening · Procesautomatisering & maatwerk

Automatisering voor ondernemers in Venray en Venlo

Veel ondernemers verliezen tijd aan terugkerend computerwerk: facturen openen, Excel-lijsten bijwerken, mails controleren, bestanden opslaan, gegevens overtypen en twee systemen tegelijk gebruiken die niet met elkaar praten.

Scheeltwerk bouwt praktische automatiseringen en maatwerktools voor MKB en ZZP in Venray, Venlo en de rest van Noord-Limburg. Soms een klein scriptje, soms een echte interne applicatie. Maar altijd gestart vanuit concreet werk dat nu te veel tijd kost — niet vanuit een softwarepakket dat zichzelf nog een doel moet zoeken.

"Eerst iets klein dat meteen tijd scheelt. Daarna kijken of een grotere tool de moeite waard is."

Wat kan er geautomatiseerd worden?

Een rijtje wat ik in de praktijk vaak tegenkom:

facturen automatisch uitlezen naar Excel
facturen uit een mailbox of map verzamelen
Excel-overzichten die zichzelf bijwerken
bestanden sorteren en hernoemen volgens een patroon
gegevens uit oude software trekken (ook zonder exportknop)
gegevens overzetten tussen twee systemen die niet koppelen
standaard documenten of mails laten genereren
maand- of weekrapportages laten draaien
klikwerk dat elke dag terugkomt
een interne workflow-tool voor jezelf of je team

Niet elk probleem zit op deze lijst. Wat ze gemeen hebben: het zijn handelingen die elke week, elke maand of elke kwartaal terugkomen, met duidelijke stappen.

Kleine automatisering als slimme start

Niet elk probleem vraagt meteen om een grote applicatie. Soms is één duidelijke automatisering genoeg om uren werk per maand weg te halen.

Voorbeelden:

een map met facturen die zichzelf uitleest naar Excel
een knop in Excel die een vaste reeks handelingen doet
een flow die bestanden ophaalt, hernoemt en archiveert
een robot die gegevens uit een systeem haalt en in een Excel zet
een controlelijst die automatisch wordt opgebouwd zodat je ziet wat klopt en wat niet

Kleine automatiseringen starten meestal vanaf €750 excl. btw. Een klein klusje met heldere scope kan soms vanaf €560 excl. btw. De meeste praktische automatiseringen komen uit tussen €750 en €2.500 excl. btw, afhankelijk van uitzonderingen, controles en koppelingen.

Grotere maatwerktools

Scheeltwerk bouwt ook grotere tools. Niet alles hoeft een app te worden. Maar sommige Excel-bestanden zijn eigenlijk allang een interne applicatie geworden — alleen draaien ze op verkeerde fundering.

Voorbeelden van grotere maatwerktools:

een interne webapplicatie voor meerdere medewerkers
een klantenportaal voor offertes, planning of status-updates
een dashboard dat gegevens uit meerdere bronnen samenbrengt
een planningstool voor monteurs, opdrachten of voorraad
een offerte- of factuurtool die past bij jouw werkwijze
een voorraad- of orderoverzicht met de logica die je echt nodig hebt
een koppeling tussen twee systemen die nu nog met copy-paste werken
een maatwerk workflow rond één bedrijfsproces

Grotere tools bouw je liever in fases: eerst de kern, dan testen in de praktijk, daarna pas uitbreiden. Zo voorkom je het klassieke softwareverhaal waarin je een half jaar bouwt aan iets dat in productie tegenvalt.

Vanaf-prijzen per stap

Voor bedrijven in Limburg, zuidoost-Brabant en het Nijmegen-gebied (Venray, Venlo, Boxmeer, Horst, Deurne, richting Eindhoven en Nijmegen) begin ik meestal klein. Eerst kijken we samen of het proces geschikt is om te automatiseren. Soms is één duidelijke flow al genoeg. Soms groeit het uit tot een grotere workflow of maatwerktool. Hetzelfde prijsmodel als landelijk, lokale aanpak.

Eerst even sparren over een idee? Bel of stuur een berichtje — kost niks. Plan een gesprek van 20-30 minuten is ook gratis.

Compact

Klein klusje

vanaf € 560excl. btw · scope vooraf helder

Eén afgebakend stuk werk.

Eenmalig, geen abonnement
Map met PDF's naar Excel of vergelijkbaar
Geen uitzonderingen, geen "kunnen we nog..."
Alleen als scope vooraf heel duidelijk is

Vraag het even →

Stap 1

Pilot

vanaf € 750excl. btw · typisch €750 — €2.500

Klassieke pilot — ruimte om bij te sturen tijdens het bouwen.

Eenmalig, geen abonnement
Één duidelijke flow, werkend in 1-3 weken
Excel-, mail- of pakket-koppeling inbegrepen
Ruimte om door te bouwen als je meer wilt

Plan een gesprek →

Stap 2

Grotere workflow

vanaf € 2.500excl. btw · vooraf ingeschat

Volledige workflow of maatwerktool.

Meerdere stappen, bronnen of gebruikers
Dashboard, koppeling of klantportal
In fases gebouwd
Documentatie meegeleverd

Bespreek scope →

Doorlopend

Onderhoud

vanaf € 150per maand · optioneel

Alleen als je wilt dat ik blijf meekijken.

Kleine tweaks en vragen
Periodieke controle
Geen verplichting
Opzegbaar per maand

Meer info →

Geen vaste prijslijst voor de bovenkant. De prijs hangt af van het aantal stappen, bronnen, uitzonderingen, hoeveel controle nodig is en welk systeem het raakt. Daarom is de eerste stap altijd een korte check op je echte werk, niet een offerte op basis van een verlanglijstje. Volledige prijsuitleg →

Boekhoudpakket of Scheeltwerk?

Eerlijk: een boekhoudpakket en Scheeltwerk doen verschillende dingen. Hieronder per situatie waar elk z'n kracht heeft.

Situatie	Boekhoudpakket (Moneybird, Yuki, e‑Boekhouden)	Scheeltwerk
Facturen netjes uploaden in je pakket	Werkt prima, herkent zelf de meeste velden	Niet nodig
Facturen verspreid in mappen of mailbox	Vraagt eerst handwerk om alles binnen te krijgen	Verzamelen, ordenen, dubbele markeren, klaar voor import
Oude software zonder export	Geen oplossing	Klikwerk overnemen met een robot
Excel-overzicht op maat	Vast format van het pakket	Jouw kolommen, jouw controles, jouw totalen
Klikwerk tussen twee systemen	Soms een standaardkoppeling, vaak niet	Maatwerk-koppeling of robot
Volledige boekhouding (BTW, jaarrekening)	Daar is het pakket voor	Niet de rol van Scheeltwerk
Maatwerk proces voor jouw bedrijf	Pakket vraagt aanpassing aan hún werkwijze	Tool die past bij hoe jíj werkt

Scheeltwerk vervangt geen boekhoudpakket en geen boekhouder. Het helpt met het werk eromheen: verzamelen, ordenen, controleren, exporteren en automatiseren.

Power Automate, RPA en klikwerk

Niet elk systeem heeft een nette API of exportknop. Vooral bij oudere software, portalen of branche-specifieke pakketten ontbreekt die. Dan kan een robot het klikwerk overnemen: het programma openen, op de juiste knoppen drukken, gegevens kopiëren, een bestand opslaan, een formulier invullen.

Wat zo'n robot bijvoorbeeld kan doen:

zoeken op factuurnummer en het resultaat opslaan
PDF's downloaden uit een portaal
gegevens uit een schermweergave kopiëren naar Excel
een formulier invullen op basis van een rij in een lijst
bestanden hernoemen volgens een vast patroon
een regel in Excel bijwerken na elke verwerkte factuur

Eerlijk: schermprocessen zijn gevoeliger dan echte koppelingen. Als het scherm verandert, moet de robot mee. Daarom test ik vooraf of het werkbaar is en wat de risico's zijn. Soms is een omweg slimmer dan een robot. Soms is de robot juist de enige optie.

Excel automatisering

Veel bedrijven leunen op Excel omdat het flexibel is. Een tabblad erbij, een formule, een macro, en je hebt iets dat werkt. Tot het bestand 80 tabbladen telt, drie mensen er tegelijk in werken en niemand meer weet welke versie de echte is.

Excel kan een echte werktool worden:

knoppen voor terugkerende handelingen
controles die fouten direct laten zien
rapportages die zich op één klik bijwerken
automatische verwerking van bijgeleverde bestanden
koppelingen met andere bestanden, mailboxen of systemen
versiebeheer zodat duidelijk is wat de actuele versie is

Niet alles hoeft een echte applicatie te worden. Maar als een Excel-bestand al maandenlang het hart van je administratie is, mag het ook fatsoenlijk gebouwd worden.

Facturen en administratie automatiseren

Concreet en herkenbaar. De handelingen die ik bij administratie het vaakst zie:

facturen verzamelen vanuit een map, mailbox of oud systeem
bijlagen uit factuurmails opslaan
PDF's uitlezen en de gegevens herkennen
dubbele facturen markeren (dezelfde factuur, andere bestandsnaam)
bedragen, btw en datums uitlezen naar Excel
een controle-overzicht maken met twijfelgevallen apart
het resultaat klaarzetten voor je boekhouder of boekhoudpakket

Wil je het uitgebreid lezen? Op deze pagina staat hoe een factuurautomatisering er in de praktijk uit ziet.

Wanneer heeft automatisering zin?

Automatisering heeft zin als…	Minder geschikt als…
het werk regelmatig terugkomt	het echt eenmalig is
de stappen redelijk vast staan	het proces elke keer anders loopt
er veel kopieer/plakwerk in zit	elke keer creatieve beoordeling nodig is
fouten geld of tijd kosten	de bron zo rommelig is dat een mens sneller is
meerdere mensen hetzelfde werk doen	het probleem morgen al verdwenen is

Twijfel je of jouw werk in de linker- of rechterkolom valt? Stuur een voorbeeld of screenshot. In een half uur kan ik daar een eerlijke inschatting van geven.

Lokale dienstverlening: Venray, Venlo, Noord-Limburg

Scheeltwerk zit in Venray en werkt voor ondernemers in Venray, Venlo, Horst, Boxmeer en de rest van Noord-Limburg. Het meeste werk kan op afstand: schermdelen, kort overleg, en de tool draait gewoon op jouw systeem.

Maar lokaal meekijken kan handig zijn bij:

oude software die alleen op een specifieke werkplek draait
lokale bestanden of een eigen server die je niet "even online" zet
processen die zich slecht laten uitleggen tot je iemand ziet werken
de eerste keer dat een nieuwe tool draait in de echte praktijk

Voor klanten verder weg gebeurt alles remote — ook prima.

Voor wie is dit?

ZZP'ers met te veel handwerk in hun administratie
kleine ondernemers die geen IT-afdeling hebben
MKB-bedrijven met processen die zijn meegegroeid maar nooit netjes ingericht
administratie-intensieve bedrijven (boekhouders, kantoorwerk, dienstverleners)
handelsbedrijven met voorraad, orders of facturen op meerdere plekken
bouw, techniek, onderhoud, e-commerce, dienstverlening
bedrijven die veel met Excel, PDF's, mails of oudere systemen werken

Werkwijze

Je laat zien wat je nu handmatig doet — bij voorkeur met een voorbeeld of screenshot.
Samen kijken we of het proces geschikt is om te automatiseren.
Ik geef eerlijk aan of het zin heeft — en wat het ongeveer kost.
We starten klein met een duidelijke eerste versie.
Werkt dat in de praktijk? Dan kan de tool stap voor stap uitgebreid worden.

Heb je een Excel-bestand, mailbox, map met facturen of systeem waar je steeds hetzelfde werk in doet? Stuur een voorbeeld of screenshot. Dan kijk ik eerlijk mee of automatiseren zín heeft — en zo ja, hoeveel werk het ongeveer is. Plan een gratis automatiseringscheck of mail rechtstreeks.

Kort samengevat

Scheeltwerk in 7 punten

Regio: Venray, Venlo, Noord-Limburg — remote voor de rest van Nederland.
Focus: Excel, facturen, bestanden, mailboxen, klikwerk en interne tools.
Discovery: €350 excl. btw, verrekenbaar met de pilot.
Klein klusje: Vanaf €560 excl. btw, als de scope vooraf helder is.
Pilot: Vanaf €750 excl. btw, meestal €750-€2.500.
Grotere workflow: Vanaf €2.500 excl. btw, in fases gebouwd.
Onderhoud: Optioneel, vanaf €150/mnd. Geen verplichting.

Veelgestelde vragen

Wat doet Scheeltwerk?

Scheeltwerk bouwt praktische automatiseringen en maatwerktools voor ondernemers. Excel-automatisering, facturen uitlezen, bestanden sorteren, klikwerk vervangen door een robot, en kleine tot grotere interne tools. Klein beginnen, doorgroeien als het werkt.

Werk je alleen in Venray en Venlo?

Nee. Veel kan op afstand, dus klanten zitten verspreid door Nederland. Maar voor ondernemers in Venray, Venlo en Noord-Limburg is lokaal meekijken een optie — vooral handig bij oude software, lokale bestanden of processen die zich slecht laten beschrijven.

Wat kost een kleine automatisering?

Waarom noem je geen vaste prijs voor grotere maatwerktools?

Een grotere tool is geen pakket dat je van de plank trekt. De prijs hangt af van het aantal schermen, gebruikers, koppelingen en uitzonderingen. Daarom werk ik in fases: eerst een duidelijke eerste versie, daarna uitbreiden als dat in de praktijk waarde toevoegt.

Kan ik klein beginnen?

Liever zelfs. Eerst één duidelijk stuk handwerk weghalen en kijken of dat in de praktijk goed werkt. Daarna kun je rustig beslissen of er een grotere tool omheen mag groeien.

Bouw je ook grotere maatwerkapplicaties?

Ja. Interne tools, dashboards, klantenportalen, planningstools, factuur- of orderflows met meerdere gebruikers. Meestal in fases, zodat je niet maanden hoeft te wachten op een eerste werkende versie.

Werk je met Power Automate?

Ja. Voor wie in de Microsoft-wereld zit zijn Power Automate Desktop en Excel-VBA vaak een goede route. Voor andere processen gebruik ik Python, een eigen script of een combinatie. De keuze hangt af van wat past bij jouw omgeving.

Kan je oude software automatiseren?

Soms wel. Als er geen exportknop, API of koppeling is, kan een robot het klikwerk overnemen via hotkeys en beeldherkenning. Eerlijk bekeken vooraf: niet elk systeem leent zich ervoor en niet elke klus is de moeite waard.

Kan dit gekoppeld worden aan mijn bestaande systeem?

Vaak wel. Veel pakketten ondersteunen Excel/CSV-import, UBL, mail-in of een API. Of dat past en hoe stevig de koppeling kan, hangt af van het pakket. Bespreken we vooraf, niet alvast beloven.

Vervang je mijn boekhouder of boekhoudpakket?

Nee. Scheeltwerk vervangt geen boekhoudpakket en geen boekhouder. Het pakt het werk eromheen: verzamelen, uitlezen, sorteren, controle-overzichten maken en klaarzetten voor het pakket of de boekhouder.

Kan je facturen uit mijn mailbox halen?

Ja, binnen een afgesproken mailbox, periode en zoekregels. Bijlagen worden opgeslagen, dubbele bestanden gemarkeerd en de gegevens komen in Excel. Geen complete mailbox-uitpluizing — dat wordt rommelig.

Kan je Excel-bestanden automatiseren?

Ja. Knoppen voor terugkerende handelingen, controles, rapportages, automatische verwerking en koppelingen met andere bestanden of systemen. Excel is vaak al een interne applicatie geworden zonder dat iemand het zo noemt.

Wanneer heeft automatisering geen zin?

Als het echt eenmalig is, als het proces iedere keer anders loopt, of als de bron zo rommelig is dat een mens er sneller doorheen klikt. Dan zeg ik dat ook.

Hoe snel weet ik of mijn proces geschikt is?

Vaak in één korte brainstorm van 20-30 minuten. Daarvoor wil ik graag een voorbeeld of screenshot van het werk zien dat je nu handmatig doet. Met dat materiaal kan ik direct een eerlijke inschatting maken.

Kan je op locatie meekijken?

In Venray, Venlo en Noord-Limburg: ja. Vooral handig bij oude software, lokale bestanden of processen die zich slecht laten uitleggen. Voor de rest werkt remote prima.

Plan een gratis automatiseringscheck — in 20-30 minuten weet je of jouw proces zich leent voor automatisering en wat het ongeveer kost. Plan direct via deze pagina.