De ene stuurt een PDF, de ander een lijstje in de mail, een derde een eigen Excel-formulier.
Orders uit je mail. Zonder overtypen in je ERP.
Een klant mailt een bestelling. Soms in de mail zelf, soms als PDF, soms als Excel-lijstje. Iemand leest hem, zoekt de artikelen op en tikt alles over in het ERP. Ik richt het zo in dat de order wordt uitgelezen en klaarstaat. Een medewerker kijkt na en keurt goed. Pas dan gaat hij het ERP in.
Vrijblijvend · geen pitch · je spreekt met degene die het bouwt
De vaste lijn
Ordermail binnen ▸ gegevens eruit ▸ medewerker keurt goed ▸ order in het ERP
Alleen de afgesproken mailbox en mailsoorten worden verwerkt. Een order met een onbekend artikel of een afwijkende prijs blijft staan tot iemand ernaar heeft gekeken.
Waar tijd weglekt
Het werk zit niet in de order, maar in het overtikken
Je ERP doet zijn werk prima. De weg ernaartoe bestaat vaak nog uit lezen, opzoeken en typen.
De klant gebruikt zijn eigen omschrijving of een oud artikelnummer. Iemand moet uitzoeken wat hij bedoelt.
Klant, artikelen, aantallen, leverdatum en referentie gaan met de hand het ERP in.
Een tikfout in een aantal valt vaak pas op bij het orderpicken of de levering.
Van mailbox naar ERP
Vier stappen, en de medewerker houdt het laatste woord
De automatisering bereidt voor. Wat er in het ERP komt, bepaalt een mens.
Herkennen
Is dit een nieuwe order, een wijziging, een vraag of iets anders? Alleen orders gaan door.
Uitlezen
Klant, artikelen, aantallen en leverdatum worden uit de mail en de bijlage gehaald. Onzekere velden worden gemarkeerd.
Controleren
De medewerker ziet de klaargezette order naast de originele mail. Aanpassen of goedkeuren.
Doorzetten
Na akkoord gaat de order het ERP in. Via een koppeling als die er is, anders via een importbestand.
AI leest en zet klaar. De medewerker beslist. Een onbekend artikel, een afwijkende prijs of een ontbrekende leverdatum gaat niet stilletjes verder. Het blijft zichtbaar staan tot iemand het heeft opgelost.
In de praktijk
Een pilot bij FOQUS Vision
Voor FOQUS Vision werk ik aan een pilot die ordermails en bijlagen uitleest. Een medewerker controleert de klaargezette gegevens voordat ze naar ERP of productie gaan.
Het is een pilot. Het uitlezen en controleren werkt; de koppeling met het ERP en de stap naar productie zijn nog in ontwikkeling. Ik noem het hier omdat het laat zien hoe ik zo'n traject aanpak: klein beginnen met echte orders, en pas uitbreiden als het werkt.
Lees hoe zo'n mailflow groeit ▸
Past dit bij jou?
Interessant bij herhaling, niet bij een paar orders per week
Dit past waarschijnlijk als
- orders per mail binnenkomen, in wisselende vorm;
- iemand ze dagelijks overtikt in het ERP;
- je fouten wilt vangen vóór ze in het ERP staan;
- je ERP een koppeling of importmogelijkheid heeft.
Iets anders is beter als
- klanten al via een webshop, bestelportaal of EDI bestellen;
- er maar een paar orders per week binnenkomen;
- je ERP zelf al een mail-import heeft die je nog niet gebruikt;
- je wilt dat orders zonder menselijke controle doorgaan.
Goed om te weten
Vier vragen voor je begint
Werkt dit met mijn ERP?
Dat hangt af van wat je ERP toelaat: een koppeling of API, een importbestand of een vaste invoerroute. Dat zoek ik vooraf voor jouw pakket uit. Kan het niet netjes, dan hoor je dat voordat je iets uitgeeft.
Gaat elke order automatisch het ERP in?
Nee. Een medewerker keurt de klaargezette order goed voordat er iets in het ERP komt. Twijfelgevallen blijven gemarkeerd staan.
Gaan mijn orders naar een AI-dienst?
Alleen het deel dat nodig is om de order uit te lezen. Vooraf leggen we vast welke mails worden verwerkt en welke gegevens naar welke dienst gaan. Waar vaste regels genoeg zijn, blijft AI erbuiten.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal ordersoorten, je ERP en de uitzonderingen. Nadat je een paar voorbeeldorders hebt laten zien, krijg je vooraf een concrete inschatting.
Gaat het bij jou vooral om facturen? Kijk dan bij inkomende facturen automatisch verwerken. Andere mailstromen, zoals klantvragen en offerteaanvragen, staan in mailbox automatiseren.
Begin bij één order
Welke ordermail tik jij vandaag nog over?
Laat één voorbeeld zien, gerust geanonimiseerd. Dan kijk ik welke stappen kunnen verdwijnen en waar jij de controle wilt houden.
Of bel 06 23 78 96 13 · mail joep@scheeltwerk.nl